Alfonso Bucero : «Un Project Manager debe ser un fan del proceso pero también una persona flexible porque todo proyecto genera un cambio»

“Hay muchos Project Manager o gestores de proyectos por accidente. Es decir, un día tu jefe o jefa te encarga un proyecto, y ahí empieza todo”. Esta es una de las realidades profesionales que compartió el experto y mentor de PMI (Project Management Institute), Alfonso Bucero, durante su charla «Habilidades y competencias del gestor de proyectos».

El profesor del próximo Curso Superior de Dirección de Proyectos organizado por la Escuela de Negocios CEUCyL definió la  dirección de proyectos como la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para que las actividades del proyecto alcancen los objetivos marcados, siendo la figura del Project manager la persona encargada para cumplir estos objetivos.

En la introducción de su ponencia, Bucero quiso diferenciar entre «director /a  de proyecto» y el «gestor/a de proyectos» , términos que a menudo se usan indistintamente. «Analizando las responsabilidades del puesto la posición de jefe o de director de proyecto es aquel que es capaz de controlar todas las áreas de conocimiento (gestión de personas, recursos, gestión de riesgos, calidad…) mientras el gestor o encargado de un proyecto no tiene capacidad de tomar decisiones sobre las personas».

Hay tres variables que afectan a la gestión de cualquier proyecto: el alcance (tareas necesarias), el tiempo y el coste para alcanzar los requisitos del proyecto. «La relación entre estos tres factores es tal que si uno cambia, al menos uno de los otros se ve afectado», señaló.

Ahora bien, hay más dimensiones a tener en cuenta.

«El Project Manager debe ser un fan del proceso, debe conseguir que los problemas se resuelvan pero, al mismo tiempo, debe ser una persona comunicadora y tiene que ser flexible en un entorno cambiante porque todo proyecto genera un cambio» , reveló.

La dirección de proyectos – avanzó- no solo consiste en la aplicación del conocimiento técnico sino que se adentra, fundamentalmente, en el campo de las habilidades. “Esto tiene su sentido porque la clave de todo proyecto está en las personas”, subrayó el formador del curso superior de Gestor de Proyectos que imparte el CEUCyl.

Bucero rescató las palabras del presidente del Project Management Institute (PMI) Mark Langley: “No es suficiente para los directores de proyectos tener habilidades técnicas, se necesita habilidades de gestión de conflictos, influencia, interacción con los demás, habilidades de negociación, saber vender, empatía…, entre otras”.

En cada organización y en cada situación “la cantidad y diversidad de composiciones moleculares que cada director de proyecto necesita tener son tan variopintas que o desarrolla este tipo de habilidades o no sobrevivirá al proyecto”, aseveró.

La clave es la capacidad de buscar un entorno adecuado para que los proyectos tengan éxito, remarcó el experto con 39 años de experiencia liderando proyectos para diferentes multinacionales como Hewlett Packard (HP).

Respeto, escucha y Elvis Presley

Para ello es importante tener capacidad para lo que denominó “cambiar el chip” o la forma de hacer.

“La base para esta posición es el respeto personal y respeto profesional por cada una de las personas del equipo, personas que pueden estar o no de acuerdo con lo que se está contando. Todo Project manager debe asumir desde el principio que todo es discutible y todo es negociable”.

En este sentido, señaló la «escucha” como un “proceso intelectual” importante.

A continuación, el consultor compartió el título de una de las canciones de Elvis Presley “I want you, I need you, I love you” como inspirador y animó a los asistentes a tener la humildad de trasmitir estas frases a sus miembros de equipo, especialmente, entre las nuevas generaciones como los millenials.

• Te quiero: te quiero en mi equipo, quiero que trabajes conmigo, porque tienes el coraje y las ganas de llevar a cabo el proyecto
• Te necesito: tu inquietud, tu conocimiento, tu experiencia, necesito lo que tú tienes para aportar al equipo
• Te respeto:  respeto tu opinión y la escucho atentamente

 

El especialista en Project Management explicó algunas de las habilidades que facilitan el trabajo en equipo, con flexibilidad en un entorno cambiante.

Habilidades asociadas a la dirección de proyectos

Liderazgo

Liderar un equipo es fijar una dirección: crear una visión del proyecto; también es alinear a las personas, es decir, buscar el compromiso de los miembros del equipo. Por último, el liderazgo tiene que ver con la capacidad de influenciar e inspirar, animar y ayudar a los individuos a que participen de forma activa dentro de un entorno amigable y positivo.

«Tomando la premisa de que las personas – cada una en su rol y en su responsabilidad-  son las que hacen que los proyectos tengan éxito, el saber influir en el equipo y saber cómo quieres que te perciban es fundamental».

Habilidades de negociación

Los factores que entran en juego son el tiempo, los límites,  la información porque «no puedo negociar si no tengo toda la información, si no conozco a la otra parte», y el enfoque (win to win). “La negociación, a diferencia del regateo, defiende una relación duradera”, diferenció en este apartado.

Sentido del Humor

“Incluid humor en la agenda de vuestras reuniones”, recomendó el experto. Si la atmósfera es tóxica o no amigable, la productividad de los trabajadores disminuye.

“El humor facilita cambiar la perspectiva. La gente desea trabajar en equipo cuando pasa buenos ratos y trabaja en un entorno que le haga cambiar el chip. Arriesgaros a pensar de forma diferente, y recordad que nadie está en posesión de la verdad”, incidió.

Comunicación

La comunicación verbal y corporal entran en juego desde el primer minuto. La mala comunicación es responsable de que muchos proyectos no obtengan los resultados esperados. Bucero recordó que una actitud positiva no sólo se expresa con palabras, también con nuestro lenguaje corporal, que es responsable del 65% de todo aquello que comunicamos.

Habilidades de venta

Tener la capacidad de vender o saber trasmitir los beneficios y ventajas que hay detrás del proyecto tanto a mis clientes como a la Dirección de mi organización.

 

 

La actitud deseable de un Project Manager

La actitud marca la diferencia en nuestra vida personal y profesional.  Esta disposición ante la vida se encuentra el entusiasmo y en la energía con la que nos enfrentamos a los proyectos.

“Levantarse todas las mañanas pensando que hoy es un buen día. Aquello que hacemos, lo hacemos con energía y con cariño, porque creemos  que se debe hacer así, aunque cometamos fallos”.

De una buena actitud emana el respeto por el individuo, por el equipo y por la organización donde trabajamos. Tener actitud significa sentir la responsabilidad y el compromiso, y practicar la empatía, es decir, “entender de dónde vienen los demás”.

La actitud también nos invita a ejercitar la apertura, como aquella capacidad que me permite buscar alternativas y nuevas formas de mejora.

Finalmente, el ponente expuso lo que denominó el grupo de las  3 P:

• Pasión: Entusiasmarse y ser capaz de entusiasmar; como tú te entregas, los demás se entregan. “No hay un verdadero equipo si su líder no es capaz de trasmitir entusiasmo”
• Persistencia: la cualidad de ser constantes, de persistir en aquello que creemos
• Paciencia: trabajar en equipo implica dosis de paciencia; la prudencia ayuda a ser pacientes

 

Con todo, la principal razón por la que un proyecto fracasa es la falta de soporte o apoyo por parte de la dirección.

«Pero si hacemos maravillosamente bien nuestro trabajo, minimizaremos los riesgos que dependen directamente de nuestro trabajo», concluyó el consultor.

 

*Alfonso Bucero forma parte del claustro de profesores que impartirá el Curso Superior en Dirección de Proyectos que se celebrará desde el próximo mes de marzo en las instalaciones de Fundación Caja de Burgos.